Enhver kan se at dette er altfor mye tekst å lese på én gang, så for å gjøre det hele mye mer trivelig har fine marilla tryllet frem en enhjørning som kan trekke ut essensen (som jo i all hovedsak er at alle må sitere rett).
Effektiv og god kommunikasjon per epost krever at man har en fornuftig innstilling til hvordan epost skal brukes. Dersom man følger et lite sett med retningslinjer vil epost fortone seg som betydelig mer tidsbesparende og informativt enn om man ikke har et forhold til det.
Med en god epostklient og gode vaner er det ikke spesielt mye arbeid eller frustrasjon å håndtere ganske store mengder epost – med f.eks. to hundre meldinger om dagen burde det ikke ta mer enn en en halvtime å komme gjennom alt (inkludert å svare på viktige ting), gitt at sendere og mottakere har god epostkultur.
Andre har forklart hvordan en siterer riktig tidligere. Sitering er helt vesentlig for hvor fort innholdet i en epost kan leses, forstås og dermed tas stilling til. Om man bare husker et eneste ett av disse tipsene - la det være sitering.
Epost er en gammel og velprøvd teknologi, og det finnes et utall epostklienter med styrker og svakheter. Wikipedia har selvsagt en liste. Hvilken epostklient man bruker, er svært lite relevant for mottakere, så lenge en følger vanlige retningslinjer. Det viktige er at man lærer seg å bruke den klienten man velger ordentlig. Husk at epost kan presenteres på vidt forskjellige måter med andre klienter, så ikke anta at meldinger ser like ut eller oppfører seg likt som hos deg. (Merk at webmailtjenester som Gmail og Hotmail også regnes som klienter.)
De aller fleste epostsystemer har mulighet for filtrering av epost, enten direkte i epostklienten eller på tjeneren. Filtrering er å sortere epost automagisk, slik at ikke alle nye meldinger havner i innboksen. Epostlister kan f.eks. sorteres til hver sin mappe, og noen liker å bruke epostadresser på formen knuta+bruskasser@example.com, som i mange systemer vil leveres til knuta@example.com, men altså merket med en egen merkelapp. Det finnes mange måter å sortere på - trikset er å finne det som passer best for en selv.
Emnet på meldingen bør beskrive innholdet på færre enn 50 tegn. Dersom det virker som en uoverkommelig oppgave, se avsnittet «Ett tema - én melding». Tenk på at meldingen skal kunne prioriteres eller ignoreres utelukkende basert på emnefeltet.
Effekten av STORE BOKSTAVER og Roping!!! (i form av utropstegn) for å få frem at en melding er viktig er ganske begrenset. Det er gjerne bedre å formulere en fornuftig forklaring på hva som skjer, og hvorfor dette haster.
Sørg for at epostklienten din sender navnet ditt som avsender, ikke bare epostadressen. Å ikke identifisere seg med navn i avsenderfeltet oppleves som uhøflig og til dels useriøst. Bruk fullt navn.
Det er svært vanlig at epostmeldinger avsluttes med en signatur. Signaturen din bør inneholde nok informasjon til at alle mottakerne vet hvem du er. Du trenger ikke å ta med all informasjon om stilling, kontaktinfo ol., men nok til at mottakerne kan finne dette dersom de har bruk for det.
Det finnes standarder for hvordan en signatur skal skrives. Kort fortalt skal den ikke være bredere enn 72, maksimalt 80, tegn, og begynne med «-- » på en linje for seg selv: Altså to bindestreker og et mellomrom. Signaturen skal ikke være mer enn fire linjer lang.
Dette gjør at epostklienter kan gjenkjenne at signaturen begynner der, og f.eks. fargelegge eller fjerne den, sørge for at den ikke automatisk blir lest opp for blinde, ikke blir indeksert ved søking og en rekke andre ting.
Det er selvsagt ingen grunn til å ha ens egen epostadresse i signaturen, den dukker uansett opp i Fra-feltet hos mottakeren. Det er vanlig å ha navn og stilling, organisasjon, URL og kanskje et slagord eller et kort sitat. Noen dropper å ha navnet sitt i signaturen, siden det også dukker opp i Fra-feltet. Det kan også være greit å droppe intetsigende ord som «Hjemmeside:» eller «Stilling:» når informasjonen er selvforklarende.
Et eksempel kan f.eks. være slik:
-- Berge Schwebs Bjørlo Stillingstittelansvarligsjef, UKA-011 Tlf. 47 60 84 25 Gjør deg magisk! | http://uka.no
Et annet, om en vil ha et sitat, f.eks:
--
Berge Schwebs Bjørlo Stillingstittelansvarligsjef, UKA-011
Så blir dei verande desse tre: tru, von Gjør meg magisk!
og kjærleik. Og størst av dei er kjærleiken. http://uka.no
1 Kor 13,13 Tlf. 47 60 84 25
(Av akademisk interesse: De vedtatte standardene for signaturene er beskrevet i RFC 1855 og RFC 3676, samme type dokumenter som beskriver andre standarder på Internett (så som epost i seg selv, web og andre ting).)
Noen liker også å avslutte en epostmelding med en kort, personlig tekstsnutt, som «/* Stein */» eller «-Berge». Denne kan gjerne komme over signaturen.
Svar på epost når du føler det er nødvendig, men ikke send irrelevante eller unødvendige kommentarer - heller ikke om du lurer på om en melding har kommet frem. Du vil få en epost i retur med en feilmelding i løpet av noen timer om en melding ikke kan leveres, eller blir forsinket. Om du ikke får en slik feilmelding, er det bare å anta at meldingen ble levert.
Epostmeldinger sendes med informasjon om hvilke andre eposter som hører til samme tråd, slik at meldingene kan organiseres logisk etter tema i epostklienter. De aller fleste klienter støtter såkalt tråding, med unntak av enkelte webmailklienter (og atter andre flater ut en tråd i stedet for å vise den som en trestruktur - herunder Gmail). Tråder er svært effektive for å få oversikt over flyten og gangen i en sak, spesielt om deltagerne har sitert ordentlig.
Hvis eposten du skal til å skrive ikke har noen direkte sammenheng med eposten du svarer på, bør du heller starte en ny tråd ved å sende en ny epost. Om du derimot skal skrive noe som er direkte relevant til en tidligere epost, bør du alltid svare på denne. Et vanlig (men ikke altomfattende) kjennetegn er om en fjerner all sitering fra meldingen en svarer på. Da er det som regel på tide å starte en ny tråd.
Dersom epostklienten din automatisk legger til Re:, RE:, SV: o.l. først i emnefeltet, vil det bli uleselig etter 10-15 svar. Fjern derfor slike utover den første. Merk at «Re: » er det eneste riktige å ha i emnefeltet for eposter du svarer på. Ordet re er latin, og ikke en forkortelse av engelske «reply», trass i mangfoldige dårlige oversettelser. (En øvelse for leseren vil altså være å finne betydningen av ordet re - ord som revolver og revolusjon kan tjene som hint.)
Dersom du har flere ikke-overlappende saker du skal sende til samme person, bør det deles opp i flere meldinger. «Når jeg først har deg her, så kan vi jo også»-konseptet gjelder ikke for epost. Det er veldig mye greiere å ha oversikt over én tråd for ett tema.
Har du noen gang fått epost du ikke trengte å få? I så fall glemte nok noen å tenke på mottakerne sine.
Tenk på mottakere! Tenk på antall og hvem informasjonen er relevant for. Tiden brukt på å lese én melding er ikke veldig lang, men om du har sendt meldingen til tjue personer, er tiden det tar tjue ganger så lang. (Om du sender en melding som tar ett minutt å lese til en gjeng med 90 personer, har du effektivt sett brukt halvannen time av deres tid.) Dette må rett nok balanseres mot viktigheten av at folk får informasjon de har behov for, en balansegang som ikke alltid er helt lett. Dog, om du har god stil i epostsendingen din, tar det ikke særlig lang tid å enten lese eller ignorere en melding, så send heller en gang for mye enn en gang for lite.
Dette er spesielt viktig ved bruk av svar-til-alle-funksjonen. Ønsker du virkelig at svaret ditt skal gå til alle, eller er det egentlig bare relevant for den opprinnelige senderen?
For epostlister er det ekstra viktig å ikke bruke svar-til-alle - da svarer du gjerne to (eller flere) ganger til den opprinnelige senderen, om vedkommende står på listen. Bruk svar-til-liste-funksjonaliteten i stedet.
Skriv godt når du sender epost. Bruk tydelig språk, rett grammatikk og gjerne stavekontroll. Sørg for at det første avsnittet forklarer hvem meldingen er relevant for og hvorfor den er relevant. Da kan mottakere raskt og greit avgjøre om det er behov for å lese resten av meldingen.
Les gjennom meldingen før du sender den. Om den går til mange mottakere, er det spesielt viktig å sørge for at den er så kort som mulig uten å ha for lite informasjon. (For mye informasjon er et mindre problem enn for lite informasjon, dog, så om du er i tvil, skriv mer.)
Vær forsiktig med å sende epost i vrede eller andre oppøsede sinnstilstander. Det fører sjeldent noe godt med seg å sende skarp og kanskje i overkant hardt formulert epost når en er opprørt. Det er ofte lurere å vente noen timer eller en dag eller to før en svarer - da blir svarene gjerne betraktelig mer konstruktive.
Farget skrift, bilder og lignende hører ikke hjemme i epost. Det er mange årsaker til dette - for det første er det ofte svært slitsomt å lese. Folk organiserer eposten sin på et stort antall forskjellige måter, og ofte svært forskjellig fra det du selv gjør. Så lenge alle sender ren tekst, er dette strålende - blinde får lest opp teksten høyt (eller ved hjelp av leselister), søkefunksjoner fungerer mye bedre, saksbehandlingssystemer kan behandle meldingene ordentlig osv.
Hvis du har et bilde som beskriver noe relevant for eposten kan du enten ta med en link til nettsiden med bildet, eller legge det til som vedlegg. (Se dog avsnittet Vedlegg.)
En del webmail-leverandører legger ved reklame for ymse tjenester i hver epost du sender. Det er opp til deg selv om du ønsker å sende reklame med meldingene dine. De færreste ville ønske å sende reklame med sine vanlige brev, så det fremstår litt underlig at en gjør det med epost.
Dersom du sender et vedlegg, finnes det i nesten alle tilfeller en bedre løsning. Ikke send vedlegg med mindre det er tvingende nødvendig.
Epost er veldig lite egnet til å flytte store mengder data. Dersom du skal distribuere bilder, store dokumenter eller annet, bør du vurdere andre metoder.
Om du sender et vedlegg, må mottakeren bryte med flyten i epostbehandlingen sin. Vedlegget må gjerne lastes ned, lagres, og åpnes i et nytt program. Det tar mye lengre tid (og krever iblant programmer mottakeren ikke engang har) ennå bare lese en epostmelding.
Hvis innholdet i vedlegget er tekst, er det nesten alltid bedre å lime inn teksten i eposten. Det gir alle fordelene som nevnt under avsnittet om ren tekst.